FUNCIONES EN EXCEL (PARTE I)

FUNCIONES EN EXCEL

Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo para el cálculo sencillo de operaciones matemáticas, sino también para operaciones estadísticas y financieras, entre otras.

Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma.

 En sus diferentes opciones:

Listando los datos: = 4+5+6+7

Marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2

Utilizando la función Autosuma:

Excel presenta otras funciones, veamos donde accedemos :

1) Pulsamos el botón Fórmulas de la barra de herramientas.

2) Visualicemos donde se encuentran todas estas funciones.

3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una función de matemáticas y trigonométricas, desplegamos las opciones

Si queremos saber cuál es la cantidad presupuestada promedio mensual por rubro, hácemos lo siguiente:

1) Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado.

2) Escribimos la función Promedio y sombreamos el área de cálculo.

3) Veamos la barra de fórmulas, que rastrea lo que se estamos realizando.

4) Pulsamos Enter y ya tenemos el resultado.

UTILIZAR O INSERTAR FUNCIONES

El primer caso que será la función Contar, útil cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el número de elementos que tenemos en un listado o en una tabla.

Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opción entre algunas selectas que tiene el ícono Insertar Funciones de la barra de herramientas, y la otra es desplegando el tipo de funciones que contiene esta en específico.

Primera forma

Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de números

1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el ícono Insertar función de la barra de herramientas.

2) Se desplegarán algunas opciones que se encuentran cargadas y son de fácil acceso (no significa que solo sean estas las que posee Excel)

Si vemos la imágen anterior, se presentan las Funciones Usadas recientemente. Sin embargo, podriamos seleccionar otra categoría.

Sino también podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio Buscar una función:, de esta forma Excel automáticamente busca la función que se adapte a la necesidad.

3) Seleccionamos la función Contar.

4) Se abrirá el cuadro de controles de esta función Contar

5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir el rango A2 a E2

6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.

Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy fácil contar los elementos, sin embargo la función Contar es muy útil cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el número de elementos.

SEGUNDA FORMA

1) Buscamos el ícono que contiene esta función Contar, de las opciones que se tienen en el inventario de funciones de la barra de herramientas

2) Seleccionamos la función Contar del paquete de funciones Estadísticas.

3) Y nuevamente aparecerá el cuadro de controles de la función Contar. De ahi para adelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el área que queremos contar y pulsamos Enter.

El segundo caso de ejemplo, es la función Mínimo. Utilizada cuando necesitamos saber de un conjunto de elementos númericos, cual es el valor mínimo.

a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en el inventario la función Minimo dentro del paquete de funciones Estadísticas

b) Seleccionamos la función MIN, de mínimo

c) Se abrirá nuestro cuadro de controles de esta función y sombreamos el área de la que queremos saber el valor mínimo

d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado

Ciertamente el número cuatro es el valor mínimo de la serie de cinco números que tenemos.

CREAR SERIES

Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico y ordenado. Por lo que facilita la creación de series alfanúmericas lógicas.

Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente los dos primeros (enero y febrero). Veamos como se hace:

1) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie

b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas, pulsamos el botón izquierdo del ratón y nos movemos hacia la derecha hasta crear el mes de mayo